În acest articol:
TLDR
Pentru o colaborare eficientă cu un serviciu de contabilitate online ai nevoie de o rutină clară de organizare a documentelor – acte juridice la începutul colaborării, apoi facturi, extrase bancare, deconturi și documente de salarizare lunar. O platformă integrată precum Goosfraba reduce semnificativ volumul pe care trebuie să îl trimiți manual, pentru că facturile emise prin platformă, facturile primite prin e-Factura și extrasele bancare ajung deja automat la contabil prin integrările existente. În rândurile următoare găsești checklist-ul complet pentru începutul colaborării, raportările lunare și momentul migrării de la un alt contabil.
Într-un sistem de contabilitate online, viteza cu care lucrezi depinde de organizarea documentelor. Lucrurile se mișcă rapid – facturile circulă în format electronic, extrasele bancare se preiau automat prin integrări bancare, declarațiile se depun online – însă disciplina rămâne la fel de importantă ca în contabilitatea clasică. Atunci când documentele ajung târziu sau incomplete la contabil, întârzierile și corecțiile apar inevitabil, indiferent cât de performantă este platforma pe care o folosești.
Scopul acestui checklist este simplu: să știi exact ce documente trebuie să pregătești, când să le trimiți și de ce contează fiecare dintre ele. Lista se adresează antreprenorilor și administratorilor de SRL care vor claritate, vizibilitate în timp real și o colaborare eficientă cu expertul contabil.
Salvează ghidul și folosește-l lunar – te ajută să eviți întârzieri, corecții ulterioare și decizii luate pe baza unor informații incomplete.
Documentele de bază la începutul colaborării
La începutul relației cu un serviciu de contabilitate online, trebuie să pui la dispoziție documentele care definesc juridic și fiscal firma ta. Ele se transmit o singură dată și permit expertului contabil să configureze corect regimul fiscal, accesul în relația cu ANAF și setările din platformă înainte de prima raportare.
1. Verifică și transmite documentele de identificare ale firmei
Pregătește și trimite:
Certificatul de înregistrare (CUI) – confirmă existența firmei și codul unic de identificare fiscală.
Actul constitutiv actualizat – arată structura asociaților, obiectul de activitate și regulile interne.
Certificatul constatator ONRC recent – reflectă situația juridică la zi (administrator, sediu, puncte de lucru).
Decizia de înregistrare în scopuri de TVA – dacă firma este plătitoare de TVA.
Carte de identitate administrator – pentru validări și împuterniciri.
Aceste documente se transmit o singură dată, la început. Ele permit expertului contabil să configureze corect regimul fiscal și accesul în relația cu ANAF.
2. Confirmă regimul fiscal și informațiile relevante
Clarifică încă de la început:
Regimul de impozitare: microîntreprindere sau impozit pe profit.
Statutul TVA: neplătitor, plătitor lunar sau trimestrial.
Existența operațiunilor externe (UE sau non-UE).
Contractul pentru sediul social sau puncte de lucru.
Aceste informații influențează direct declarațiile fiscale, termenele de raportare și calculul taxelor. Dacă alegi o soluție precum Goosfraba, platforma se configurează pe baza acestor date, iar expertul contabil validează fiecare setare înainte de prima raportare.
Documentele lunare pentru venituri
Veniturile reprezintă baza pentru calculul impozitelor și pentru analiza performanței firmei. De aceea, transmite-le complet și la timp. Dacă lucrezi deja într-o platformă integrată, o parte semnificativă a acestor documente ajung automat în contabilitate, fără să fie nevoie să le trimiți manual.
3. Trimite toate facturile emise
Include:
Facturile emise către clienți interni.
Facturile către parteneri din UE sau din afara UE.
Facturile transmise prin RO e-Factura (sistemul național pentru facturi electronice).
Dacă emiți facturile direct din Goosfraba, nu mai trebuie să trimiți nimic în plus – fiecare factură generată ajunge deja în contabilitate, este disponibilă instant expertului contabil și se trimite automat în RO e-Factura. Inclusiv facturile storno și cele de corecție se emit direct din platformă, astfel încât evidența rămâne completă și coerentă fără intervenții manuale ulterioare.
4. Transmite dovezile de încasare
Pe partea de încasări, extrasele bancare se preiau automat în Goosfraba prin integrarea cu Smart Fintech, astfel încât plățile și încasările apar în contabilitate fără să fie nevoie să le exporți și să le trimiți manual. Rămân de pregătit doar celelalte două categorii de dovezi: rapoartele POS pentru plățile cu cardul și situația încasărilor din procesatori precum Stripe sau alte platforme similare. Contabilul folosește aceste documente pentru a reconcilia fiecare factură cu încasarea ei, iar fără ele raportările rămân incomplete.
Documentele lunare pentru cheltuieli
Cheltuielile influențează direct baza de impozitare și TVA deductibilă, iar o factură lipsă sau greșită poate afecta calculul taxelor în mod semnificativ.
5. Centralizează facturile primite de la furnizori
În Goosfraba, facturile interne primite prin RO e-Factura se preiau automat în platformă, astfel încât nu mai trebuie să le centralizezi și să le trimiți lunar contabilului – este suficient să acorzi acces echipei contabile, iar facturile de chirie, utilități, servicii IT, marketing, materii prime sau marfă apar direct în evidență.
Rămân în responsabilitatea ta doar achizițiile care nu trec prin e-Factura, adică cele realizate pe baza unui bon fiscal și facturile de la parteneri externi (furnizori din afara României, consultanți sau prestatori internaționali.
Pentru aceste documente este important să verifici înainte de transmitere dacă ai CUI corect, date complete, valoare clară și TVA evidențiat separat acolo unde este cazul.
6. Atașează bonurile fiscale și deconturile
Dacă tu sau echipa faceți cheltuieli în numele firmei, ai nevoie de un decont intern, de bonurile fiscale cu CUI-ul firmei și de documentele justificative (contract, comandă, aprobare internă).
În Goosfraba există un modul dedicat de deconturi, prin care generezi deconturile de cheltuieli direct în platformă și atașezi documentele aferente – poze ale bonurilor fiscale, chitanțe, alte justificative. Procesul devine astfel digitalizat de la capăt la capăt, iar înregistrările contabile se generează automat, fără să mai trimiți teancuri de hârtii sau scanări către contabil.
Extrasele bancare și reconcilierea
7. Trimite extrasele bancare complete
Așa cum am menționat anterior, conturile în RON și în valută se reconciliază automat în Goosfraba prin integrarea cu Smart Fintech. Ce rămâne în sarcina ta sunt situația creditelor sau a liniilor de finanțare, dacă există, precum și contractele și graficele de rambursare aferente leasingurilor active – informații care nu se preiau automat din bancă și care influențează direct evidența cheltuielilor financiare.
Reconcilierea bancară, adică potrivirea tranzacțiilor din bancă cu facturile și plățile din contabilitate, devine astfel o etapă rapidă, iar contabilul poate închide luna fără să aștepte documente lipsă.
Pentru o evidență curată, evită să amesteci tranzacțiile personale cu cele ale firmei. Folosește exclusiv conturile companiei pentru operațiuni comerciale, atât pentru încasări, cât și pentru plăți.
Documentele pentru TVA și raportări digitale
Dacă firma ta este plătitoare de TVA, nivelul de documentare crește semnificativ, iar fiecare detaliu contează la momentul închiderii și depunerii decontului.
8. Verifică documentele necesare pentru decontul de TVA
Asigură-te că ai toate facturile de vânzare și de cumpărare din perioada de raportare. Decontul de TVA se bazează pe jurnalele de vânzări și cumpărări, iar lipsa unei facturi poate duce la diferențe între evidența ta și cea din sistemele ANAF.
Dacă lucrezi deja într-o platformă care preia automat facturile prin e-Factura și gestionează deconturile prin modulul dedicat, riscul acestor diferențe scade considerabil, iar pregătirea decontului devine o etapă mult mai rapidă.
9. Pregătește datele pentru SAF-T
SAF-T (Standard Audit File for Tax) reprezintă fișierul standard de audit fiscal transmis electronic către ANAF.
Pentru generare corectă ai nevoie de:
Evidență completă a facturilor.
Gestiune actualizată a stocurilor, dacă vinzi produse.
Corelare între plăți, încasări și documente contabile.
O platformă care integrează facturarea, gestiunea și contabilitatea reduce intervențiile manuale și riscul de erori.
Documentele pentru salarii și personal
Dacă ai angajați, transmiterea documentelor la timp devine și mai importantă.
10. Trimite lunar documentele de salarizare
Pregătește:
Pontajele lunare.
Concediile medicale.
Modificările salariale sau actele adiționale.
Pe baza lor se calculează salariile și contribuțiile sociale, declarate prin D112.
11. Păstrează organizate dosarele de personal
La începutul colaborării sau la angajări noi, transmite:
Contractele individuale de muncă.
Deciziile interne relevante.
Documentele cerute pentru raportarea prin REVISAL (registrul general de evidență a salariaților).
Pentru decizii importante legate de structură salarială sau optimizare fiscală, discută întotdeauna cu un specialist autorizat.
Documentele pentru mijloace fixe
12. Înregistrează corect achizițiile mari
Dacă achiziționezi echipamente, autovehicule sau alte active cu durată de utilizare mai mare de un an:
Trimite factura de achiziție.
Include contractul de leasing, dacă este cazul.
Confirmă data punerii în funcțiune.
Expertul contabil calculează amortizarea, adică distribuirea costului pe durata de utilizare a bunului.
Documentele necesare la schimbarea contabilului
Dacă migrezi de la un cabinet tradițional sau de la altă platformă, cere un set complet de documente.
13. Solicită dosarul contabil la zi
Cere balanța de verificare la data migrării, registrul jurnal și registrul de inventar, situația soldurilor de clienți și furnizori, declarațiile fiscale depuse și situațiile financiare depuse, alături de alte situații suplimentare: tabloul mijloacelor fixe, situația veniturilor și a cheltuielilor în avans, avansurile plătite și încasate, situația facturilor nesosite și a celor de emis, precum și orice alte clarificări necesare pentru continuitatea evidenței. Cu cât setul de documente este mai complet la momentul preluării, cu atât perioada de tranziție este mai scurtă.
În practică, o soluție hibridă precum Goosfraba combină platforma software cu servicii de contabilitate și fiscalitate 100% online pentru SRL-uri și oferă suport activ la importul documentelor din vechea evidență, astfel încât tranziția să nu te lase cu goluri în istoric și să poți continua activitatea fără întreruperi.
Ai două opțiuni:
BYOA (Bring Your Own Accountant) – îți păstrezi contabilul actual și îl înrolezi în platformă. Obții vizibilitate în timp real și automatizare, fără să schimbi echipa.
GOOSA – lucrezi cu un expert contabil dedicat, acreditat CECCAR și CCF, care preia integral responsabilitatea pentru contabilitate și taxe, inclusiv reprezentarea în relația cu ANAF.
Modelul GOOSA COMPLET presupune preluarea totală a responsabilității și are o structură de cost raportată la cifra de afaceri (1% din cifra de afaceri, minim 195 euro/lună), reflectând nivelul de implicare – expert dedicat, validarea calculelor, depunerea declarațiilor, reprezentare ANAF – și suportul continuu.
Checklist lunar – folosește-l practic
La final de lună:
Trimite facturile emise.
Trimite facturile primite.
Atașează extrasele bancare pentru toate conturile.
Include situația POS și platforme online.
Transmite documentele de salarii, dacă ai angajați.
Anunță modificări fiscale sau contractuale.
Trimite documentele pentru achiziții de active.
Salvează această listă și bifează fiecare punct înainte de transmitere. Te ajută să lucrezi organizat și să iei decizii pe date corecte.
Greșeli frecvente pe care să le eviți
Trimiți documentele după termenul stabilit.
Uiți extrasele bancare.
Amesteci cheltuielile personale cu cele ale firmei.
Transmiți facturi incomplete sau ilizibile.
Nu anunți schimbări precum trecerea la TVA sau suspendarea activității.
Toate aceste greșeli pot fi prevenite printr-o rutină clară și printr-o platformă care preia automat majoritatea documentelor.
Cu Goosfraba scapi de stresul trimiterii repetate de documente și de drumurile lunare către contabil. Facturile emise și primite prin e-Factura, extrasele bancare și deconturile de cheltuieli ajung deja în platformă, iar timpul tău rămâne pentru taskurile care aduc valoare reală firmei – decizii de business, relația cu clienții, dezvoltarea echipei – nu pentru compliance.
Întrebări frecvente (FAQ)
Am un contabil. Pot folosi platforma fără să schimb colaborarea?
Da. Poți opta pentru varianta BYOA și îți înrolezi contabilul în platformă. Tu obții acces la facturare, rapoarte în timp real, integrare RO e-Factura și SAF-T, iar contabilul tău continuă să gestioneze partea tehnică.
Cine sunt contabilii care gestionează firmele în modelul GOOSA?
Lucrezi cu experți acreditați CECCAR și CCF, specializați în diverse industrii și susținuți de afilierea cu Vulpoi & Toader Management. Ei preiau contabilitatea, depun declarațiile și te reprezintă în relația cu ANAF.
Am nevoie de semnătură electronică proprie?
Nu - un pachet de servicii care include contabilitate îți pune la dispoziție un contabil care deține semnătură electronică și care va putea să obțină acces în locul tău (și va activa și încărcarea facturilor electronice în SPV).
Dacă vrei mai mult control asupra cifrelor și o colaborare digitală organizată, analizează cum îți gestionezi documentele acum și fă următorul pas. Testează soluția potrivită pentru SRL-ul tău și transformă checklist-ul de mai sus într-o rutină lunară clară.